Universidad de Caldas adoptará instrumento archivístico Tablas de Retención Documental (TRD)

APROBADO Y  CONVALIDADO EN OCTUBRE DE 2020
Universidad de Caldas adoptará instrumento archivístico
Tablas de Retención Documental (TRD)

21/04/2021

Mediante circular 002 del 20 de abril de 2021, la Secretaría General de la Universidad de Caldas, informó a las  unidades productoras de documentación y funcionarios encargados de los archivos de gestión, sobre la implementación de tablas de retención documental.

Dicho documento presenta las fases en las cuales se adoptará el instrumento así:

Fase informativa: Esta etapa se realizará en tres pasos, de la siguiente manera

  • Publicación de las TRD (tablas de retención documental) en la página web de la Universidad de Caldas, con el certificado de convalidación y la Resolución de Rectoría “por medio de la cual se adoptan las tablas de retención documental”.
  • Cargue de las TRD (tablas de retención documental) en el sistema de gestión documental Admiarchi.
  • Envío de oficio a cada unidad productora de documentación indicando las nuevas codificaciones, series y subseries a su cargo.

Esta etapa finalizará el día 30 de abril del 2021 y estará cargo del Grupo Interno de Administración de Documentos.

Fase de socialización y capacitación para la aplicación del instrumento TRD.

En esta fase se realizará una capacitación liderada por la Secretaria General, dirigida a todos los funcionarios responsables de los archivos de gestión, lo cual incluye a los jefes de las unidades y a los funcionarios encargados del manejo y custodia de los archivos.

 

PARA DESTACAR:

La capacitación se realizará el día 3 de mayo del 2021 a las 2:00 p.m. a 5:00 p.m., se

podrán unir a través del siguiente enlace: : https://renata.zoom.us/j/82415301719

 

Fase de ejecución de las TRD

Con base en los lineamientos de la capacitación, las dependencias y responsables de los archivos de gestión, deberán comenzar con la construcción y creación de los expedientes que incluirá la nueva codificación, las nuevas series y subseries, el tiempo de retención, eliminación y conservación, de forma física (cuando corresponda) al igual que en el sistema Admiarchi.

 

Fase de acompañamiento personalizado:

A partir del día 18 de mayo del 2021, se programarán visitas personalizadas a cada dependencia de manera virtual, para absolver las dudas que existan sobre la implementación del referido instrumento. Este acompañamiento será liderado por el Grupo Interno de Administración de Documentos

 

Anexos:

Circular 002 de la Secretaría General

Cronograma de Acompañamiento TRD

 

Informes: Oficina de Comunicaciones y Prensa Universidad de Caldas.

Redacción: Adriana Salazar Villegas

 

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