Anuncio a través de la Secretaría General y el Grupo de Administración de Documentos
28/11/2012
Redacción: Margarita Laverde Galvis
La Universidad de Caldas, a través de la Secretaría General y el Grupo Administración de Documentos, presenta los procedimientos para la conservación del patrimonio institucional. Se deben conservar los acuerdos, resoluciones y actas de los diferentes consejos, comités y otros; teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:
– Conservar el principio de orden original y el orden de procedencia; es decir, el documento más antiguo se ubicará al comienzo del legajo y el más reciente al final del mismo, sin mezclarlos con actos administrativos originados en otras dependencias.
– Utilizar papel con el logotipo de la Universidad de Caldas color azul.
– No utilizar papel reciclable.
– Conservar el consecutivo de manera estricta. Si por algún motivo se debe anular, incluirlo con la palabra anulado en su orden consecutivo.
– Si involuntariamente se salta un número, se debe incluir oficio con el número correspondiente explicando el motivo y firmado por el respectivo Jefe de la Unidad Administrativa.
– Para su validez, es indispensable que el acto administrativo esté firmado por el jefe de la oficina que originó el documento.
– Realizar la foliación de cada tipo documental con lápiz HB2 (cada hoja).
– Para su conservación, no utilizar bolsas plásticas ni otro tipo de material de protección que altere las condiciones físicoquímicas del documento.
– No utilizar resaltadores, lapiceros, colores y lápices para rayar el documento, éste se debe conservar limpio y libre de enmendaduras.
– La elaboración de los actos administrativos deben ser homogéneos, utilizando el mismo estilo, tipo de letra (Times New Roman) y tamaño de fuente (12).
Para su archivo:
– No perforar.
– No utilizar ganchos de cosedora (si se hace necesario la utilización de éste, debe ser adicionado un trozo de papel, con el fin de que el gancho de la cosedora no dañe el documento).
– Utilizar carpetas adjuntas y en cada una de ellas conservar máximo hasta 200 folios.
– Se mantendrán en el archivo de gestión el tiempo estipulado por la Tabla de Retención Documental.
– Cuando cumpla el tiempo establecido por la T.R.D., se debe remitir a la Oficina de Administración de Documentos, para su conservación física y mediante el microfilm, con el fin de asegurar perdurabilidad de la información.
Informes: Administración de Documentos, teléfono 878 15 00, extensión 11 131.