Servicios Generales está adscrita a la Vicerrectoría Administrativa y está encargada de gestionar el mantenimiento, control y seguimiento de los recursos físicos, para contribuir a brindar continuidad y eficacia en la prestación de los objetivos institucionales.
Involucra actividades de identificación y/o recepción de las necesidades de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, registro, control, aseguramiento y disposición final de bienes, seguridad física y tecnológica.
El equipo de trabajo está compuesto por colaboradores capacitados, competentes y comprometidos con la ejecución de sus tareas bajo criterios de calidad y oportunidad.
Objetivo
Gestionar el suministro de recursos físicos y tecnológicos de acuerdo a las necesidades de los usuarios internos y externos para brindar continuidad y eficacia en la prestación de servicios universitarios, por medio de la adquisición, el control y el mantenimiento de los recursos, optimizando su uso y la racionalidad en las inversiones realizadas, con excepción de los programas especiales quienes son auto-sostenibles.
Responsabilidad de los bienes
Toda persona que preste sus servicios a la Universidad de Caldas bien sea mediante una relación legal y reglamentaria, contractual laboral o de prestación de servicios, tendrá responsabilidad por los elementos y recursos que reciba para el ejercicio de sus funciones y desarrollo de sus obligaciones, por lo tanto; debe responder administrativa y fiscalmente por estos; es obligación utilizarlos exclusivamente para estos fines.
La firma del Inventario implica responsabilidad administrativa, disciplinaria y fiscal por los bienes, por lo tanto; se debe verificar personalmente la existencia de cada elemento, constatando su descripción, estado e identificación.
Los bienes a cargo de los funcionarios pueden ser consultados desde la opción inventarios en la intranet de la Universidad o desde el siguiente enlace: http://contratacion.ucaldas.edu.co/sgf/login.jsf
Traslado de bienes
Para hacer el traslado de bienes se debe tramitar mediante el formato para trasladar o dar de baja bienes devolutivos. Se puede conocer el procedimiento y descargar dicho formato en el siguiente enlace
Este procedimiento permite hacer efectivo el traslado registrando el movimiento en el sistema de información y generando la solicitud ejecutada, la cual reposará en el expediente de inventarios de cada responsable.
Paz y Salvo
El Paz y Salvo acredita esta condición a cualquier funcionario de la Universidad sobre los bienes, por motivos de retiro temporales o definitivos, debe ser emitido por el Grupo interno Servicios Generales (inventarios) y demás dependencias que lo requieran
Se puede conocer el instructivo en el siguiente enlace
Solicitud elementos de consumo
Los bienes de consumo son entregados a las diferentes dependencias según los pedidos que éstas realicen. En el caso de las unidades administrativas, los bienes de consumo se entregan con una periodicidad trimestral y en los programas especiales, cuando sea requerido a partir de las necesidades de cada programa.
Se puede conocer el procedimiento en el siguiente enlace
Atención de requerimientos de mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad de Caldas, los cuales comprenden: edificios, redes eléctricas, redes hidráulicas, gas domiciliario, acueducto, alcantarillado, equipos, muebles y enseres, se exceptúan los equipos de cómputo y obras que por su complejidad y costos deban ejecutarse desde el Grupo de Sistemas y Desarrollo Físico.
El reporte de requerimientos se realiza a través de la mesa de ayuda, este aplicativo muestra como tema de ayuda: «Recursos físicos», en el cual los usuarios pueden realizar solicitudes de mantenimiento correctivo o preventivo.
En el siguiente vínculo se podrán encontrar los pasos para acceder y crear un ticket en la Mesa de ayuda, con el fin de solicitar la atención de requerimientos asociados al tema de mantenimiento de bienes muebles o inmuebles.
Corresponde a las condiciones de seguridad y custodia de los bienes y los miembros de la comunidad universitaria en general.
RETIRO DE BIENES
Cuando un responsable de un bien devolutivo requiera utilizarlo por fuera de la universidad, debe solicitar autorización al área de inventarios, desde donde evalúan la solicitud, autorizan o rechazan.
Si la salida del bien es internacional y el bien tiene un costo superior a $20.000.000, la copia de la autorización debe ser enviada a la Vicerrectoría Administrativa a fin de efectuar el reporte a la compañía de seguros.
En el siguiente vínculo se podrán encontrar los pasos:
Procedimiento para la seguridad física de la universidad de caldas
INGRESO EN HORARIOS EXTRAORDINARIOS
El usuario que requiere ingresar a la Universidad en horarios extraordinarios realiza la solicitud de autorización de ingreso a través del formato, indicando nombre e identificación de las personas que ingresarán, la fecha y hora de ingreso, hora de salida, dependencia o área a la que se ingresa y actividades a desarrollar; refrendado con la firma del responsable de la dependencia o actividad a ejecutarse.
El horario extemporáneo es: domingos y festivos y lunes a viernes de 10:00 pm a 6:00 am
En el siguiente vínculo se podrán encontrar los pasos:
Procedimiento para la seguridad física de la universidad de caldas
Corresponde a la logística requerida para la solicitud, programación, ejecución y seguimiento a la prestación del servicio de trasporte para viajes de tipo académico y de proyectos de orden administrativo, ambiental y misional asociados.
El área de Transportes – recopila información por facultades y gestiona transporte para lo que corresponde a prácticas y otros asociados.
En el siguiente vínculo se podrán encontrar los pasos: