Administración de Documentos

Objetivo

El Grupo Interno de Administración de Documentos de la Universidad de Caldas tiene como propósito asesorar y acompañar la planeación, producción, recepción, distribución, trámite, consulta, organización, valoración, conservación y preservación de los documentos en su soporte físico y electrónico dentro de las tres fases de archivo (Gestión, central e histórico) cumpliendo con la normatividad legal vigente y las políticas institucionales con el fin de conservar la historia institucional.

Funciones principales

• Asesorar y acompañar a las dependencias en la organización de archivos en todas las etapas del ciclo vital del documento.
• Custodiar la información institucional, garantizando su integridad, seguridad, conservación y control de salida.
• Velar por la correcta aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) en toda la Universidad.
• Coordinar y ejecutar las transferencias documentales (primarias y secundarias) hacia el archivo central e histórico.
• Administrar, valorar y proponer la disposición final de los documentos, incluyendo procesos de eliminación documental.
• Garantizar la elaboración y actualización de inventarios documentales en las diferentes unidades y en el archivo central.
• Capacitar a funcionarios en la organización de archivos de gestión y procesos archivísticos.
• Establecer lineamientos y estrategias para la conservación, acceso, consulta y reproducción documental conforme a la normatividad vigente.
• Emitir directrices para la adecuada gestión documental en todas las fases del ciclo vital de los documentos.
• Administrar y mantener actualizado el sistema de gestión documental institucional.
• Realizar seguimiento a procesos de migración de información en plataformas documentales.
• Atender requerimientos de entidades de control y auditorías relacionadas con la gestión documental.
• Formular e implementar acciones de mejora continua en los procesos archivísticos.
• Apoyar la gestión del Sistema Integrado de Gestión mediante el suministro de información documental.
• Generar información estadística oportuna y confiable sobre la gestión documental.
• Recibir, radicar y redireccionar las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (PQRSDF) a las dependencias responsables de su trámite.
• Administrar la recepción, radicación y distribución de la correspondencia física y electrónica institucional

Para más información:

Correo: direccion.admidoc@ucaldas.edu.co
Teléfono: 8781500 ext 11131
Dirección: Calle 65 #26-10 Sede Central Edf. Administrativo Piso 4.