DESPACHO DEL RECTOR
CIRCULAR No. 04
F-TD-005
Manizales, 18 de octubre de 2016
PARA: ORDENADORES DE GASTO.
ASUNTO: CALENDARIO PARA EL CIERRE DE LA VIGENCIA 2016 OFICINA FINANCIERA Y GRUPO DE CONTRATACIÓN
Con el fin de que cada dependencia, programe ordenada y oportunamente las actividades del último trimestre del año, tanto contractual como presupuestal y financiera, para lograr un cierre contable de la vigencia 2016 más ordenado e iniciar la operación presupuestal de la vigencia 2017 lo más temprano posible, a continuación se presenta el calendario de cierre de la Oficina Financiera y el Grupo de Contratación:
| ACTIVIDAD | FECHAS HASTA |
| Solicitud certificados de disponibilidad presupuestal | 25 de noviembre 2016 |
| Solicitudes de contratación superiores a 150 SMLMV (Junta de Compras) | 04 de noviembre 2016 |
| Solicitudes de contratación entre 6 y 150 SMLMV | 18 de noviembre 2016 |
| Solicitudes de contratación inferiores a 6 SMLMV | 25 de noviembre 2016 |
| Legalización de cajas menores | 30 de noviembre 2016 |
| Practicas académicas y avances | 02 de diciembre 2016 |
| Compromisos presupuestales | 02 de diciembre 2016 |
| Radicación de cuentas en inventarios | 15 de diciembre 2016 |
| Recepción de facturas para pagos | 20 de diciembre 2016 |
| Constitución de reservas | 22 de diciembre 2016 |
Es de gran importancia tener en cuenta lo siguiente:
- En cumplimiento del artículo 36 del Estatuto Financiero sobre reservas de apropiación y cuentas por pagar, se solicita a todos los ordenadores de gasto informar a la Oficina Financiera, la fecha de los compromisos pendientes para la próxima vigencia (formato SIG instructivo IGF-489 solicitud de reservas presupuestales y cuentas por pagar).
- Recordar que todos los anticipos y avances, sin excepción, deben tramitarse de acuerdo con la Resolución No. 000594 del 15 de julio de 2008 y quedar legalizados ciento por ciento al cierre de la vigencia.
- Los documentos posteriores a las fechas mencionadas deben presentar justificación por parte del ordenador del gasto, quien será el responsable de los trámites fuera del tiempo establecido.
- Establecer los cronogramas internos en cada dependencia que permita el cumplimiento de la presente programación.
- Las facturas correspondientes al pago de contratos vigencias 2015 y 2016 deberán tramitarse previo al cierre del Centro de Gastos.
Contamos con su máxima colaboración para beneficio de todos.
FELIPE CESAR LONDOÑO LÓPEZ
Rector
Vo.Bo. Patricia Elena Cárdenas A. Vo.Bo. Diana Carolina Zuluaga V.
Vicerrectora Administrativa Secretaria General
