{"id":54895,"date":"2020-03-24T04:28:47","date_gmt":"2020-03-24T04:28:47","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ucaldas.edu.co\/portal\/?p=54895"},"modified":"2020-03-24T04:28:47","modified_gmt":"2020-03-24T04:28:47","slug":"alcance-a-directrices-relativas-a-los-procesos-administrativos-enunciados-en-la-circular-n-003-del-17-de-marzo-de-2020","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ucaldas.edu.co\/portal\/alcance-a-directrices-relativas-a-los-procesos-administrativos-enunciados-en-la-circular-n-003-del-17-de-marzo-de-2020\/","title":{"rendered":"Alcance a directrices relativas a los procesos administrativos enunciados en la Circular N\u00b0 003 del 17 de marzo de 2020."},"content":{"rendered":"<p style=\"text-align: center;\">CIRCULAR 004 DE LA VICERRECTOR\u00cdA ADMINISTRATIVA<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><strong><b>Alcance a directrices relativas a los procesos administrativos enunciados en la Circular N\u00b0 003 del 17 de marzo de 2020.<\/b><\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: right;\">23\/03\/2020<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"wp-image-54897 aligncenter\" src=\"https:\/\/www.ucaldas.edu.co\/portal\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/Circular004.png\" alt=\"\" width=\"603\" height=\"603\" srcset=\"https:\/\/www.ucaldas.edu.co\/portal\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/Circular004.png 1436w, https:\/\/www.ucaldas.edu.co\/portal\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/Circular004-150x150.png 150w, https:\/\/www.ucaldas.edu.co\/portal\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/Circular004-300x300.png 300w, https:\/\/www.ucaldas.edu.co\/portal\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/Circular004-768x768.png 768w, https:\/\/www.ucaldas.edu.co\/portal\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/Circular004-1024x1024.png 1024w\" sizes=\"auto, (max-width: 603px) 100vw, 603px\" \/><\/p>\n<p>Dando alcance a la Circular N\u00b0 003 del 17 de marzo de 2020 de la Vicerrector\u00eda Administrativa y a las disposiciones expedidas y anunciadas por el Gobierno Nacional y Local, esta Vicerrector\u00eda se permite informar que:<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<ol>\n<li>Se ratifica que, durante la vigencia de la Resoluci\u00f3n de Rector\u00eda No. 00385 del 16 de marzo del 2020, el desarrollo de las actividades acad\u00e9mico administrativas se realizar\u00e1 a trav\u00e9s de la estrategia de trabajo en casa. Los servidores p\u00fablicos de la Universidad deber\u00e1n asegurar su disponibilidad en horario laboral a trav\u00e9s de correo electr\u00f3nico institucional o personal y tel\u00e9fono fijo o m\u00f3vil.<\/li>\n<li>La atenci\u00f3n al p\u00fablico no presencial para las actividades inherentes a la Vicerrector\u00eda Administrativa y el grupo de Contrataci\u00f3n de la Secretar\u00eda General se efectuar\u00e1 a trav\u00e9s de los correos electr\u00f3nicos institucionales del l\u00edder de cada una de las \u00e1reas adscritas, los cuales fueron definidos en la Circular No. 003.<\/li>\n<li>Para el desarrollo de actividades presenciales a las que se refiere el par\u00e1grafo 1\u00b0 del Art\u00edculo 6\u00b0 de la Resoluci\u00f3n de Rector\u00eda No. 00385 de 2020, se dispone lo siguiente:<\/li>\n<\/ol>\n<ul style=\"list-style-type: disc;\">\n<li>Cualquier actividad que requiera la forzosa presencialidad en los campus de la Universidad y que se encuentre inmersa dentro disposiciones establecidas en el art\u00edculo 3 del Decreto Presidencial 457 del 22 de marzo del 2020, requerir\u00e1 el tr\u00e1mite de una excepci\u00f3n a la directriz de trabajo en casa, para lo cual, debe solicitarse su autorizaci\u00f3n con al menos dos d\u00edas de anticipaci\u00f3n a la Vicerrector\u00eda Administrativa, a los correos electr\u00f3nicos <a href=\"vadmin@ucaldas.edu.co\"><u>vadmin@ucaldas.edu.co<\/u><\/a>y <a href=\"paula.chica@ucaldas.edu.co\"><u>chica@ucaldas.edu.co<\/u><\/a>, a fin de gestionar los permisos de movilidad con las autoridades de la Alcald\u00eda y la Gobernaci\u00f3n y aplicar los protocolos de seguridad que para tal efecto ha dispuesto la Oficina de Gesti\u00f3n Humana \u2013 Salud y Seguridad en el Trabajo.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>El l\u00edder o Jefe de cada \u00e1rea o unidad acad\u00e9mico administrativa enviar\u00e1 un oficio a estos correos electr\u00f3nicos que incluya como m\u00ednimo la siguiente informaci\u00f3n:<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td width=\"603\"><strong><b>Objetivo de la actividad presencial: <\/b><\/strong><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong><b>Horario: Fechas y Franjas Horarias<\/b><\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td width=\"150\"><strong><b>NOMBRE<\/b><\/strong><\/td>\n<td width=\"150\"><strong><b>C\u00c9DULA<\/b><\/strong><\/td>\n<td width=\"150\"><strong><b>CARGO O CONTRATO RELACIONADO<\/b><\/strong><\/td>\n<td width=\"150\"><strong><b>MEDIO DE DESPLAZAMIENTO<\/b><\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"150\"><\/td>\n<td width=\"150\"><\/td>\n<td width=\"150\"><\/td>\n<td width=\"150\"><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"150\"><\/td>\n<td width=\"150\"><\/td>\n<td width=\"150\"><\/td>\n<td width=\"150\"><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"150\"><\/td>\n<td width=\"150\"><\/td>\n<td width=\"150\"><\/td>\n<td width=\"150\"><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ol>\n<li>Es pertinente aclarar que el env\u00edo de la solicitud y el tr\u00e1mite en la Vicerrector\u00eda Administrativa no implican la autorizaci\u00f3n autom\u00e1tica del ingreso a los campus de la Universidad; esto significa que debe mediar previamente una confirmaci\u00f3n de autorizaci\u00f3n expl\u00edcita de la Vicerrector\u00eda Administrativa para tal efecto. Se solicita el acatamiento riguroso de estas directrices, a fin de evitar sanciones individuales e institucionales a causa de la posible contravenci\u00f3n al aislamiento obligatorio y al toque de queda.<\/li>\n<li>Para los procesos administrativos de Contrataci\u00f3n, Gesti\u00f3n Humana y Gesti\u00f3n Financiera que requieren la recepci\u00f3n y suministro de documentaci\u00f3n, se utilizar\u00e1n \u00fanicamente los correos electr\u00f3nicos institucionales autorizados en la Circular No 003. Se realizar\u00e1n labores presenciales en los campus de la Universidad, seg\u00fan lo exija la necesidad estricta del servicio sin atenci\u00f3n al p\u00fablico, a puerta cerrada y cumpliendo los protocolos de autorizaci\u00f3n de movilidad, ingreso al campus y seguridad dentro del mismo. La l\u00edder y Jefes de \u00e9stas \u00e1reas definir\u00e1n el personal que realizar\u00e1 labores presenciales, as\u00ed como los d\u00edas y horarios estrictamente requeridos.<\/li>\n<li>No estar\u00e1 autorizado el ingreso a los campus de integrantes de la comunidad universitaria, contratistas o personas que no cuenten con la autorizaci\u00f3n se\u00f1alada en esta directriz. El personal de seguridad deber\u00e1 controlar el cumplimiento estricto de esta disposici\u00f3n, para lo cual contar\u00e1n con el reporte diario de las autorizaciones por parte de la l\u00edder del Grupo Interno de Servicios Generales.<\/li>\n<li>Se continuar\u00e1 con la estrategia de gesti\u00f3n documental por medios virtuales y exclusivamente a trav\u00e9s de los correos electr\u00f3nicos autorizados y con la aplicaci\u00f3n de los protocolos de seguridad definidos en la Circular 003 del 17 de marzo de 2020. As\u00ed mismo las directrices relativas a la ejecuci\u00f3n de obras de infraestructura y a la administraci\u00f3n de archivos.<\/li>\n<li>Con respecto a la radicaci\u00f3n de cuentas de cobro, el grupo de Contrataci\u00f3n habilit\u00f3 el correo electr\u00f3nico: <a href=\"paula.villegas@ucaldas.edu.co \"><u>villegas@ucaldas.edu.co <\/u><\/a>para que sean remitidos los documentos de forma digital. Una vez se surta la revisi\u00f3n por el funcionario de Contrataci\u00f3n, se emitir\u00e1 un correo con la aprobaci\u00f3n o con la observaci\u00f3n respectiva.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Con el correo aprobatorio, el contratista o usuario que haya presentado la cuenta de cobro deber\u00e1 remitirlo a los correos electr\u00f3nicos <a href=\"carmenza.marin@ucaldas.edu.co\"><u>carmenza.marin@ucaldas.edu.co<\/u><\/a>\u00a0y <a href=\"herman.toro_b@ucaldas.edu.co\"><u>herman.toro_b@ucaldas.edu.co<\/u><\/a>\u00a0de la Oficina Financiera.<\/p>\n<ol start=\"6\">\n<li>Cuando se requiera la salida de bienes de la Universidad cuyo objetivo permita la continuidad y desarrollo del objeto misional de la Universidad, debe aplicarse el tr\u00e1mite que para tal efecto tiene definido el proceso de Recursos F\u00edsicos, diligenciando el Formato R-1226-P-RF-716, el cual podr\u00e1n descargar del procedimiento SIG ubicado en el siguiente enlace: <a href=\"http:\/\/sig.ucaldas.edu.co\/gestionDocumental\/vistaDetalleProcedimiento.php?codDoc=NzE2&amp;ve rsionDoc=3&amp;codProceso=RF. \"><u>http:\/\/sig.ucaldas.edu.co\/gestionDocumental\/vistaDetalleProcedimiento.php?codDoc=NzE2&amp;ve rsionDoc=3&amp;codProceso=RF. <\/u><\/a><\/li>\n<\/ol>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>El formato diligenciado deber\u00e1 enviarse a los correos electr\u00f3nicos: <a href=\"mar\u00eda.ciro@ucaldas.edu.co\"><u>mar\u00eda.ciro@ucaldas.edu.co<\/u><\/a>\u00a0o <a href=\"v\u00edctor.villa@ucaldas.edu.co\"><u>v\u00edctor.villa@ucaldas.edu.co<\/u><\/a>,\u00a0quienes desarrollar\u00e1n el tr\u00e1mite pertinente a la verificaci\u00f3n y autorizaci\u00f3n. El personal de seguridad garantizar\u00e1 el cumplimiento de estas disposiciones, a fin de salvaguardar la custodia y buen uso de los bienes.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ol start=\"7\">\n<li>Con relaci\u00f3n a las peticiones, quejas y reclamos y dem\u00e1s requerimientos que impliquen el ejercicio del derecho de petici\u00f3n, la Universidad de Caldas las recibir\u00e1 y de igual forma las responder\u00e1 a trav\u00e9s de los correos electr\u00f3nicos: <a href=\"atencionalciudadano@ucaldas.edu.co \"><u>atencionalciudadano@ucaldas.edu.co <\/u><\/a><a href=\"ucaldas@ucaldas.edu.co\"><u>ucaldas@ucaldas.edu.co<\/u><\/a><\/li>\n<\/ol>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ol start=\"8\">\n<li>La gesti\u00f3n de la correspondencia ser\u00e1 desarrollada bajo los siguientes lineamientos:<\/li>\n<\/ol>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ol>\n<li>La correspondencia interna se realizar\u00e1 exclusivamente a trav\u00e9s de la aplicaci\u00f3n de Admiarchi, la cual ya se encuentra disponible en la web ingresando a trav\u00e9s de la siguiente direcci\u00f3n electr\u00f3nica: <a href=\"https:\/\/admiarchi.ucaldas.edu.co\/.\"><u>https:\/\/admiarchi.ucaldas.edu.co\/.<\/u><\/a>Cualquier inquietud relacionada con esta labor debe consultarse al funcionario Jorge Enrique Rodr\u00edguez al correo electr\u00f3nico <a href=\"jorge.rodriguez_a@ucaldas.edu.co.\"><u>rodriguez_a@ucaldas.edu.co.<\/u><\/a><\/li>\n<li>El servicio de mensajer\u00eda de 4-72 quedar\u00e1 suspendido temporalmente en virtud de la finalizaci\u00f3n del contrato vigente y la insubsistencia de la necesidad del servicio.<\/li>\n<\/ol>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ol start=\"9\">\n<li>Las disposiciones contenidas en esta Circular ser\u00e1n evaluadas en el momento que se requiera su armonizaci\u00f3n con las disposiciones normativas que expida el Gobierno Nacional o local y en consecuencia, se emitir\u00e1n directrices complementarias respecto de su continuidad y posibles modificaciones.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Descargue el documento completo <a href=\"https:\/\/www.ucaldas.edu.co\/portal\/circular-n-04-vicerrectoria-administrativa_210320\/\"><u>aqu\u00ed<\/u><\/a><\/p>\n<p><strong><b>Informes:<\/b><\/strong>\u00a0Oficina de Comunicaciones y Prensa Universidad de Caldas. Tel\u00e9fono: 8781500 Extensi\u00f3n: 12167<\/p>\n<p><strong><b>Redacci\u00f3n:<\/b><\/strong>\u00a0Adriana Salazar Villegas<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>CIRCULAR 004 DE LA VICERRECTOR\u00cdA ADMINISTRATIVA Alcance a directrices relativas a los procesos administrativos enunciados en la Circular N\u00b0 003 del 17 de marzo de 2020. 23\/03\/2020 &nbsp; Dando alcance a la Circular N\u00b0 003 del 17 de marzo de 2020 de la Vicerrector\u00eda Administrativa y a las disposiciones expedidas y anunciadas por el Gobierno 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