Anuncio a trav\u00e9s de la Secretar\u00eda General y el Grupo de Administraci\u00f3n de Documentos<\/p>\n
28\/11\/2012<\/p>\n
Redacci\u00f3n: Margarita Laverde Galvis<\/p>\n
La Universidad de Caldas, a trav\u00e9s de la Secretar\u00eda General y el Grupo Administraci\u00f3n de Documentos<\/b>, presenta<\/b> los procedimientos<\/b> para la conservaci\u00f3n<\/b> del patrimonio institucional<\/b>. Se deben conservar los acuerdos, resoluciones y actas de los diferentes consejos, comit\u00e9s y otros<\/b>; teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:<\/p>\n
– Conservar el principio de orden original y el orden de procedencia; es decir, el documento m\u00e1s antiguo se ubicar\u00e1 al comienzo del legajo y el m\u00e1s reciente al final del mismo, sin mezclarlos con actos administrativos originados en otras dependencias.
\n– Utilizar papel con el logotipo de la Universidad de Caldas color azul.
\n– No utilizar papel reciclable.
\n– Conservar el consecutivo de manera estricta. Si por alg\u00fan motivo se debe anular, incluirlo con la palabra anulado en su orden consecutivo.
\n– Si involuntariamente se salta un n\u00famero, se debe incluir oficio con el n\u00famero correspondiente explicando el motivo y firmado por el respectivo Jefe de la Unidad Administrativa.
\n–\u00a0 Para su validez, es indispensable que el acto administrativo est\u00e9 firmado por el jefe de la oficina que origin\u00f3 el documento.
\n– Realizar la foliaci\u00f3n de cada tipo documental con l\u00e1piz HB2 (cada hoja).
\n– Para su conservaci\u00f3n, no utilizar bolsas pl\u00e1sticas ni otro tipo de material de protecci\u00f3n que altere las condiciones f\u00edsicoqu\u00edmicas del documento.
\n– No utilizar resaltadores, lapiceros, colores y l\u00e1pices para rayar el documento, \u00e9ste se debe conservar limpio y libre de enmendaduras.
\n– La elaboraci\u00f3n de los actos administrativos deben ser homog\u00e9neos, utilizando el mismo estilo, tipo de letra (Times New Roman) y tama\u00f1o de fuente (12).<\/p>\n
Para su archivo:<\/b><\/p>\n
– No perforar.
\n– No utilizar ganchos de cosedora (si se hace necesario la utilizaci\u00f3n de \u00e9ste, debe ser adicionado un trozo de papel, con el fin de que el gancho de la cosedora no da\u00f1e el documento).
\n– Utilizar carpetas adjuntas y en cada una de ellas conservar m\u00e1ximo hasta 200 folios.
\n– Se mantendr\u00e1n en el archivo de gesti\u00f3n el tiempo estipulado por la Tabla de Retenci\u00f3n Documental.
\n– Cuando cumpla el tiempo establecido por la T.R.D., se debe remitir a la Oficina de Administraci\u00f3n de Documentos, para su conservaci\u00f3n f\u00edsica y mediante el microfilm, con el fin de asegurar perdurabilidad de la informaci\u00f3n.<\/p>\n
Informes: <\/b>Administraci\u00f3n de Documentos, tel\u00e9fono 878 15 00, extensi\u00f3n 11 131.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Anuncio a trav\u00e9s de la Secretar\u00eda General y el Grupo de Administraci\u00f3n de Documentos 28\/11\/2012 Redacci\u00f3n: Margarita Laverde Galvis La Universidad de Caldas, a trav\u00e9s de la Secretar\u00eda General y el Grupo Administraci\u00f3n de Documentos, presenta los procedimientos para la conservaci\u00f3n del patrimonio institucional. Se deben conservar los acuerdos, resoluciones y actas de los diferentes […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[48,53],"tags":[],"class_list":["post-14594","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-actualidad","category-universidad-al-dia"],"yoast_head":"\n